Alla spedizione o alla consegna della merce, per legge, il venditore è obbligato ad emettere fattura. A partire da questo momento inizia la fase di post-fatturazione, ovvero l'inserzione dei dati nel registro IVA, ovvero nei registri delle fatture di acquisto e di emissione. L'operazione serve a contabilizzare fiscalmente l'avvenuto scambio ed anche a comporre il calcolo totale dell'IVA. Nota attentamento che i documenti originali (il documento di trasporto o le fatture di terzi fornitori) vanno conservati per almeno cinque anni. Ma non tutte le aziende sono tenute alla redazione del registro delle fatture di acquisto e di emissione. I “contribuenti marginali” ovvero le aziende di dimensioni minime, in un regime fiscale semplificato o chiamato appositamente "dei minimi", non sono obbligate alla tenuta dei registri; esse devono solamente conservare le fatture ed a scelta annotare quelle d'acquisto in un apposito prospetto riepilogativo conforme al modello approvato dal Ministero delle Finanze. Ma prima di analizzare i registri suddetti vediamo le note di rettifica.

Le note di credito

Le note di accredito sono dei documenti di rettifica emessi dall'azienda venditrice per stornare importi indebitamente richiesti al debitore. La loro genesi è varia: possono essere compilate per un'errore durante la fase di fatturazione, a mutamenti nelle condizioni di vendita oppure ai resi di merce, sconti o abbuoni previsti in contratto. Non c'è obbligo nel segnalare al compratore la variazione dell'importo IVA sulla fattura precedentemente emessa.

Registro delle fatture di acquisto

L’articolo 25 DPR n.633/1972 impone alle aziende la tenuta dei registri delle fatture, suddivisi in due macro blocchi: il registro delle fatture di acquisto ed il registro delle fatture emesse. Per dirla in modo contabile: le fatture attive, cioè che emettiamo, e le fatture passive che riceviamo. Nel registro delle fatture di acquisto vanno annotate tutte le fatture relative ai beni o ai servizi acquistati o importati nell’esercizio d’impresa. Vanno ovviamente numerate tramite una numerazione progressiva, in modo da rendere unica ogni fattura. Inoltre va annotata anteriormente la liquidazione periodica o alla dichiarazione annuale, nella quale è esercitato il diritto di detrazione della relativa imposta. Tale diritto di detrazione dell’IVA sugli acquisti può essere esercitato, al più tardi, con la dichiarazione relativa al secondo anno a quello in cui è sorto. Ciò significa, per esempio, che se una fattura è stata ricevuta il 29 maggio 2021, la detrazione potrà avvenire, al più tardi, entro l’anno 2023. È però evidente che il compratore ha interesse a esercitare tale diritto il più presto possibile. Nel registro vanno inseriti tutti i dati della fattura: il nominativo del fornitore (ditta, ragione o denominazione sociale), la data di registrazione e il numero progressivo attribuito, la data e il numero progressivo della fattura, la data di effettuazione dell’operazione, l’imponibile e l’IVA distinti per aliquota ed ovviamente il totale della fattura. La data di effettuazione dell’operazione è importante perché il diritto alla detrazione dell’imposta sorge nel momento in cui la stessa diviene esigibile.

Registro delle fatture emesse

La struttura del registro delle fatture emesse è identica a quella del precedente, vanno annotati tutti i dati ricordando che le fatture immediate vanno registrate entro quindici giorni dalla data di emissione, mentre le differite vanno registrate il 15 del mese successivo alla data di consegna o spedizione della merce. Anche in questo caso è importante la data di effettuazione dell’operazione perché da essa, e non dalla data di registrazione, dipende l’esigibilità. Il debito sulle fatture emesse sorge nel momento in cui l’imposta diventa esigibile per l’amministrazione finanziaria o, più semplicemente, nel momento dell’effettuazione dell’operazione di vendita. Nel caso di beni immobili c'è l'esagibilità alla stipulazione del contratto, mentre per le prestazioni di servizio al pagamento del corrispettivo. Chiariamo quindi un dilemma: se io consegno il 15 aprile la merce, diventando quindi la data di effettuazione, e la fattura la emetto il 10 maggio, per il principio di esigibilità l’IVA sulla vendita incide comunque sulla liquidazione del mese di aprile, in quanto il differimento non consente di rinviare il debito d’imposta.
Per chi emette scontrini fiscali, le vendite possono essere annotate con un’unica registrazione sul registro dei corrispettivi entro il giorno 15 del mese successivo, allegando gli scontrini riepilogativi giornalieri. Infine i contribuenti marginali possono annotare le fatture di vendita in un apposito prospetto riepilogativo conforme al modello approvato dal Ministero della Finanze. Ma invece delle singole fatture essi possono registrare l’ammontare complessivo delle operazioni effettuate in ciascun mese entro il giorno 15 del mese successivo.