La fattura è il documento commerciale più importante della vendita e non solo. Essa viene redatta in duplice copia dal venditore della merce, il quale attesta l'esecuzione del contratto di vendita stipulato nella fase di contrattazione e che genera il diritto a riscuoterne il prezzo. Anche questo documento, come il documento di trasporto, può essere spedito direttamente al compratore ed in tale caso la sua emissione è legata alla consegna delle merce. In linea generale, però, si sconsiglia di inviare direttamente la fattura. La fattura può essere immediata, ovvero quando l'emissione ha luogo lo stesso giorno della consegna della merce altrimenti, tenendo fede il già citato documento di trasporto la fattura può essere differita entro il 15 del mese successivo. Ma ne esiste anche una terza: quella riepilogativa. Essa ha il compito di riassumere tutte le vendite operate allo stesso cliente nell'arco del mese precedente. In tal caso la fattura riepilogativa deve contenere le indicazioni di tutti i documenti di consegna o di trasporto relativi a far fede dell'avvenuto scambio commerciale. Visivamente la fattura si compone in due parti: quella descrittiva, chiamata testata della fattura, nella quale vengono inseriti le generalità complete dell'impresa venditrice e del compratore, la data e il numero crescente della fattura, le clausole contrattuali e le condizioni generali di vendita. Nella seconda parte, quella tabellare, vengono indicate la quantità e la qualità della merce venduta, il prezzo unitario, l'importo, gli eventuali sconti mercantili e costi accessori non documentati, le norme di eventuali esenzioni o di non imponibilità, l'imponibile IVA, l'aliquota e l'ammontare dell'imposta, gli eventuali costi accessori documentati e le eventuali cauzioni per imballaggi a rendere. A chiudere il totale della fattura.

Va ricordato e precisato che l'impresa venditrice è obbligata ad emettere fattura al momento della riscossione del prezzo. Nel caso in cui il pagamento è dilazionato in più rate bisogna emettere una fattura di acconto (il quale è soggetto a IVA). Al momento del pagamento dell'importo residuo seguirà una fattura a saldo, la cui base imponibile verrà calcolata sottraendo l'acconto dall'importo totale in modo da evitare di pagare due volte l'imposta.

Nota bene: La fattura va compilata a soggetti con partita IVA o professionisti. Altrimenti si compila una ricevuta nel caso di prestazioni di servizi o uno scontrino fiscale nel caso di vendita di beni.

la rilevazione contabile

Emettere una fattura significa due cose: disinvestimento con recupero dei mezzi finanziari investiti nell'acquisto dei fattori produttivi (aspetto economico) e la nascita verso un cliente di un credito (aspetto finanziario). Esiste, in realtà, anche una terza rilevazione di cui prendere atto, di cui i gestionali aziendali non riportano nelle scritture: la parte del debito d'IVA che si genera con la vendita. La regolamentazione della fattura avverrà tutta con movimentazioni finanziarie attive (aumento di liquidità) e passive (diminuzione del credito verso il cliente). Quindi ecco una scrittura d'esempio per capire meglio quali mastrini vengono movimentati:

La vendita di merce

Data N. Codice Descrizione Note Dare Avere Movimento
28/07 661 05.01 CREDITI V/CLIENTI Fattura n. 910 su Impresa Nuri 208.16 Fin. passiva
28/07 662 15.01 IVA NS/DEBITO Fattura n. 910 su Impresa Nuri 8.01 Fin. attiva
28/07 662 20.01 MERCI C/VENDITE Fattura n. 910 su Impresa Nuri 180.15 Eco. positiva